Politica de confidențialitate

Politica de confidențialitate privind prelucrarea datelor cu caracter personal

Noiembrie 2022

Întrucât unul dintre principiile esențiale ale GDPR îl reprezintă transparența, am pregătit acest document numit în continuare ”Politica de Confidențialitate”, prin care dorim să vă informăm despre modul în care colectăm, utilizăm, transferăm și protejăm datele dvs. cu caracter personal atunci când interacționați cu noi în legătură cu serviciile noastre, inclusiv prin site-ul nostru web.

1.Cadrul legal și definiții

Documentul de bază la care ne raportăm în privința asigurării cerințelor de conformitate este Regulamentul (UE) 679/ 2016 din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei CE 46/1995 (GDPR), completate cu legislația română în vigoare. 

2. Cine suntem și cum ne puteți contacta

Deținătorul acestui site este S.C. TECH STREAM DIGITAL CONSULTING SERVICES S.R.L. numită în continuare ”TALENT SPOTTER”, companie specializată în servicii specifice pentru departamentele de resurse umane, precum și în servicii de consultanță IT.  Această Politică de Confidențialitate se aplică informațiilor colectate de către TALENT SPOTTER, indiferent de modul în care acestea sunt colectate sau stocate și descrie, printre altele, tipurile de informații colectate, modul în care informațiile pot fi utilizate, când pot fi divulgate informațiile, cum puteți controla utilizarea și dezvăluirea informațiilor și modul în care informațiile dvs. sunt protejate.

3. Ce fel de date personale colectăm

În timpul derulării proceselor noastre de afaceri este posibil să avem acces la următoarele categorii de date:

a. Date personale aferente procesului de angajare, executării și încetării relației juridice de angajare: nume, prenume, fotografie, CNP, carte de identitate, pașaport, permis conducere, sexul, data și locul nașterii, naționalitatea, adresa de domiciliu, telefon, e-mail, informații despre situația familială, informații despre  starea civilă, copii sau alte persoane aflate în îngrijire, informații medicale despre starea de sănătate, concedii medicale, concedii de maternitate, accidente, informații fiscale despre salarizare, prime și compensații, amenzi și penalități, contul bancar, informații despre educație, experiența profesională, școli absolvite, diplome, cursuri de calificare și specializate, informații juridice despre cazierul judiciar, specimene de semnături, informații despre localizarea GPS, etc.;

b. Date personale despre candidați obținute cu ocazia procesului de recrutare, în cadrul serviciilor asigurate pentru clienți: nume, prenume, imagine facială, data și locul nașterii, naționalitate, adresa de domiciliu, telefon, email, , informații despre educație, școli absolvite, calificare, specializări, locuri de muncă și salarii anterioare;

c. Date personale de tip business ale reprezentanților unor clienți sau parteneri, obținute în timpul derulării serviciilor de consultanță IT: nume, prenume, funcție, companie, adresă companie, telefon și email de serviciu, semnătură, imagini (ocazional).

De asemenea, colectăm alte tipuri de informații de la dvs. sau din alte surse, care pot include, dar nu se limitează la:

• Informații colectate prin intermediul formularelor online prezente pe site-ul nostru;
• Informații provenite din baze de date legale sau surse publice, precum cărți de vizită, pagini Web, cataloage, liste de firme, recomandări ca persoane de contact, rețele sociale, etc;
• Informații despre utilizarea de către dvs. a serviciilor oferite de noi, cum ar fi datele de utilizare;
• Informații despre locația fizică aproximativă (de exemplu, orașul sau codul poștal) al unui computer sau al unui dispozitiv derivat din adresa IP a unui astfel de computer sau dispozitiv.

Menționăm cu toată responsabilitatea că nu colectăm și nu prelucrăm date sensibile, incluse de Regulamentul general privind protecția datelor în categorii speciale de date cu caracter personal. De asemenea, nu colectăm sau să prelucrăm date personale ale minorilor care nu au împlinit vârsta de 16 ani.

4. Care sunt scopurile pentru care colectăm datele personale

Indiferent de poziționarea în prelucrarea datelor personale (operator sau procesator/ împuternicit), TALENT SPOTTER declară și își asumă întreaga responsabilitate că datele personale colectate sunt utilizate doar pentru următoarele scopuri:

• Administrarea resurselor umane proprii;
• Procesul de recrutare și selecția candidaților în cadrul serviciilor asigurate pentru clienți;
• În scopul bunei derulări a relațiilor comerciale și serviciilor de consultanță cu furnizorii și partenerii TALENT SPOTTER

5. Care sunt temeiurile legale ale activităților de prelucrare a datelor personale

În conformitate cu prevederile Art. 6 (1) GDPR prelucrarea datelor personale la TALENT SPOTTER se realizează pe baza următoarelor temeiuri legale:

• existența unui contract – cum ar fi contractul de muncă cu angajații sau documentele cu valoare contractuală aferente prestării de servicii;
• existența unei obligații legale – de natură comercială sau juridică, asociată anumitor tipuri de activități;
• existența unui interes public – legat de respectarea unor norme de conduită sau măsuri publice de prevenție;
• existența unui interes vital – legat de protejarea integrității fizice a angajaților;   
• existența unei interes legitim – pentru derularea în cele mai bune condiții ale relațiilor de business de tip furnizor de servicii – client și creșterea calității serviciilor;
• existența unui consimțământ – liber acordat, specific, informat, clar exprimat și rezultat dintr-o acțiune afirmativă clară, solicitat în special în cazul relațiilor comerciale cu noii clienți sau în scopul bunei derulări a activităților de marketing. 

6. Cum colectăm informațiile despre dvs.

Este posibil să colectăm sau să obținem informații despre dvs. în următoarele moduri:

• direct de la dvs. (de exemplu, dacă ne contactați prin telefon, e-mail, poștă sau servicii de curierat), în cursul interacțiunilor noastre cu dvs.;
• atunci când ne trimiteți datele dvs. de identificare prin completarea unor formulare online sau la adresele de pe pagina de contact;
• atunci când interacționați cu orice conținut deținut de o terță parte.
• de asemenea, putem reține informații despre dvs. prin simpla evidență a interacțiunilor cu dvs., cum ar fi de ex. detalii despre istoricul comercial, evidența serviciilor prestate, acceptarea de cookies la navigarea pe site, etc.

TALENT SPOTTER nu este responsabilă pentru informațiile personale pe care le oferiți voluntar despre dvs. prin solicitări de ofertă adresate telefonic, prin email sau pe website. De asemenea, această politică nu acoperă practicile terților care pot furniza informații despre dvs. companiei TALENT SPOTTER.

7. Cât timp păstrăm datele dvs. cu caracter personal

TALENT SPOTTER păstrează informații pentru perioade pe care le consideră utile sau conform contractului, legilor sau reglementărilor aplicabile. Informațiile furnizate TALENT SPOTTER sunt stocate în cadrul sistemelor interne sau furnizorilor de servicii externalizate. Pentru serviciile de recrutare, ca regulă generală, vom stoca CV-ul dvs. pe toată durata procesului de recrutare. Puteți să ne solicitați oricând ștergerea anumitor informații sau retragerea unui consimțământ  și vom da curs acestor solicitări, sub rezerva păstrării anumitor informații în situațiile în care legislația aplicabilă sau interesele noastre legitime o impun, precum legislația privitoare la arhivarea documentelor comerciale, prevenirea unor acțiuni în justiție sau măsuri speciale solicitate de organele competente în conformitate cu legislația actuală. 

8. Cum respectăm principiile GDPR

TALENT SPOTTER face demersuri rezonabile pentru a asigura respectarea principiilor HDPR privitoare la corectitudinea prelucrării, relevanța și limitate la ceea ce este în mod absolut strict necesar, minimizarea datelor colectate și a perioadei de retenție. 

9. Cum administrăm consimțământul primit de la dvs.

TALENT SPOTTER acordă o atenție deosebită acordului primit de la dvs. privind prelucrarea datelor personale. În acest spirit am implementat o procedură specială de administrare a consimțământului, care în spiritul GDPR trebuie să îndeplinească cele 5 criterii de validitate:

• Liber acordat – persoana vizată nu trebuie să fie presată să își dea consimțământul sau să sufere vreun prejudiciu dacă refuză
• Specific – persoanei trebuie să i se solicite consimțământul pentru fiecare activitate individuală de prelucrare a datelor;
• Informat – persoanei trebuie să i se explice ceea i se cere și cu ce anume trebuie să fie de acord; 
• Clar exprimat – limbajul trebuie să fie clar și simplu, iar răspunsul clar formulat, neambiguu, fără echivoc;
• Acțiune afirmativă clară – persoana trebuie să consfințească în mod expres făcând sau spunând ceva la modul afirmativ. 

10. Cui transmitem datele cu caracter personal colectate

După caz, putem transmite sau oferi acces la anumite date cu caracter personal ale dvs. următoarelor categorii de destinatari/ terți:

• furnizorilor de servicii de asociate departamentului de resurse umane
• furnizorilor de servicii logistice și de curierat;
• furnizorilor de servicii de plată/bancare;
• clienților beneficiari ai serviciilor de recrutare și consultanță IT.

Ne asigurăm că accesul la datele dvs. de către terții persoane juridice de drept privat se realizează în conformitate cu prevederile legale privind protecția datelor și confidențialitatea informațiilor, în baza unor contracte încheiate cu aceștia, care includ clauzele necesare de confidențialitate și protecție a datelor cu caracter personal. Conform legislației în vigoare, datele pot să fie dezvăluite fără consimțământul utilizatorului spre instituțiile statului abilitate în acest sens, dar numai în urma unei cereri oficiale şi legale adresate operatorului de către acestea.

11. Cum asigurăm securitatea datelor dvs. cu caracter personal

TALENT SPOTTER face demersuri rezonabile pentru a asigura securitatea datelor cu caracter personal prin implementarea unor măsuri tehnice și organizatorice adecvate, pentru a vă asigura informațiile și pentru a le proteja împotriva utilizării neautorizate sau ilegale și a pierderii sau distrugerii accidentale, inclusiv:

• partajarea și furnizarea accesului la date, în măsura minimă necesară, sub rezerva restricțiilor de confidențialitate, acolo unde este cazul și în mod anonim, ori de câte ori este posibil;
• datele personale colectate de operatorul TALENT SPOTTER sunt stocate pe sisteme securizate;
• verificarea identității oricărei persoane care solicită accesul la informații, înainte de a îi acorda acces la informații;

Urmăm standardele general acceptate pentru a stoca și proteja datele personale pe care le colectăm, atât în timpul transmiterii, cât și odată primite și stocate, inclusiv utilizarea criptării, acolo unde este cazul. 

12. Transferul internațional de date

Pentru clienții din România, TALENT SPOTTER nu transferă informațiile personale către alte locații din alte țări. În prezent, stocăm și prelucrăm datele dvs. cu caracter personal doar pe teritoriul României. Vom lua întotdeauna măsuri pentru a ne asigura că orice transfer internațional de date cu caracter personal este gestionat cu atenție. Transferurile către furnizorii de servicii și alte părți terțe vor fi întotdeauna protejate prin angajamente contractuale și, după caz, prin alte garanții, cum ar fi clauzele contractuale standard emise de Comisia Europeană sau schemele de certificare existente.

13. Cum respectăm drepturile dvs. de acces la datele personale

În condițiile prevăzute de Regulamentului Uniunii Europene 679 din 2016 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulație a acestor date, în calitate de persoane vizate, beneficiați de următoarele drepturi:

Dreptul la informare, respectiv dreptul de a primi detalii privind activitățile de prelucrare efectuate de către TALENT SPOTTER conform celor descrise în prezentul document;

Dreptul de acces la date, respectiv dreptul de a obține confirmarea din partea TALENT SPOTTER cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, furnizarea de copii după datele deținute, precum și detalii privind activitățile de prelucrare;

Dreptul la rectificare, respectiv dreptul de a obține corectarea, fără întârzieri justificate, de către TALENT SPOTTER a datelor cu caracter personal inexacte/ nejustificate, precum și actualizarea datelor incomplete; 

Dreptul la ștergerea datelor, („dreptul de a fi uitat”), fără întârzieri nejustificate, în cazul în care se aplică unul dintre următoarele motive:

• datele nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate sau prelucrate;
• cazul în care este retras consimțământul și nu există nici un alt temei juridic pentru prelucrare;
• cazul în care persoana vizată se opune prelucrării și nu există motive legitime care să prevaleze;
• cazul în care datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal;
• cazul în care datele cu caracter personal trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale;

Dreptul la restricționarea prelucrării, în măsura în care :

• persoana contestă exactitatea datelor, pe o perioadă care ne permite verificarea corectitudinii datelor;
• operatorul nu mai are nevoie de datele cu caracter personal în scopul prelucrării, dar persoana vizată i le solicită pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță; 

Dreptul la portabilitatea datelor, respectiv:

• dreptul de a primi datele cu caracter personal într-o modalitate structurată, folosită în mod obișnuit și într-un format ușor de citit;
• dreptul ca aceste date să fie transmise de către TALENT SPOTTER către alt operator de date, în măsura în care sunt îndeplinite condițiile prevăzute de lege.

Dreptul la opoziție:

• se poate exercita prin transmiterea unei solicitări conform celor indicate mai jos;
• în orice moment, din motive legate de situația particulară în care se află persoana vizată, ca datele care o vizează să fie prelucrate în temeiul interesului legitim al TALENT SPOTTER sau în temeiul interesului public, cu excepția cazurilor în care TALENT SPOTTER poate demonstra că are motive legitime și imperioase care justifică prelucrarea datelor colectate și care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților persoanelor vizate sau că scopul este constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță; 

Dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale automate, respectiv dreptul de a nu fi subiectul unei decizii luate numai pe baza unor activități de prelucrare automate, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care privesc persoana vizată sau o afectează în mod similar într-o măsură semnificativă.

Dreptul de renunțare la consimțământ, respectiv retragerea permisiunii de utilizare a datelor personale pentru orice activitate de prelucrare efectuată de TALENT SPOTTER pentru care v-ați dat consimțământul. E important să înțelegeți că retragerea consimțământului pentru un anumit tip de prelucrare a datelor personale se referă doar la prelucrările executate din momentul anunțării retragerii consimțământului, neafectând prelucrarea datelor efectuată pe durata existenței consimțământului și nu va afecta nici acordul dat pentru alte activități sau servicii. 

Dreptul de a vă adresa Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) din România, care poate primi sesizări din partea persoanelor vizate la: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București, Telefon: +40.318.059.211, E-mail: anspdcp@dataprotection.ro sau prin intermediul platformei online www.dataprotection.ro

Dreptul de a vă adresa Justiției, pentru apărarea oricăror drepturi garantate de prezenta lege, care au fost încălcate, precum și pentru situațiile în care considerați că operatorul de date personale sau Autoritatea competentă nu au acordat atenția necesară solicitării dvs. de exercitare a drepturilor enunțate.

Prin această politică TALENT SPOTTER vă asigură că vom acorda în permanență o maximă importanță respectării drepturilor dvs. fundamentale și în calitate de persoană vizată. Suntem convinși că orice solicitare ne veți trimite va fi rezolvată în cel mai scurt timp posibil, în concordanță cu prevederile legislației interne și internaționale și cerințele GDPR. În acest spirit, TALENT SPOTTER a dezvoltat și implementat o procedură specială de soluționare a solicitărilor de acces la date venite din partea persoanelor vizate (clienți și parteneri). 

14. Cum ne puteți contacta

Vă reamintim faptul ca ne puteți contacta în orice moment prin transmiterea solicitării dvs. prin poștă sau curier la adresa sediului TALENT SPOTTER din orașul Chitila, Șos. Banatului 14, bl.33, sc.1, ap.389, jud. Ilfov sau la adresa de email: alina@talentspotter.ro